4 dicas para transformar sua clínica odontológica em uma empresa de sucesso

Para ter uma clínica odontológica lucrativa, não basta apenas uma equipe para atender as especialidades odontológicas. É preciso estruturar estrategicamente como cada especialidade vai contribuir para o faturamento geral da empresa. Dessa forma, sua clínica pode ficar até cinco vezes mais lucrativa do que se as especialidades trabalharem aleatoriamente.

É o que defende o dentista, empresário e professor de Gestão de Clínicas e Consultórios Odontológicos Marvio Charles - um dos palestrantes convidados para ministrar a aula inaugural da especialização em Odontologia Empresarial, oferecida de maneira pioneira pelo Instituto Odontológico das Américas (Rede IOA) na unidade IOA Style, em Balneário Camboriú.

Marvio Charles ensina dentistas a se tornarem empresários por meio de estratégias cujo objetivo é atingir um faturamento mensal de seis dígitos com até três vezes menos carga de trabalho. O método passa pela estruturação financeira do negócio, considerando as horas disponibilizadas para atendimento, especialidades oferecidas na clínica, seus custos fixos, definição do ticket médio e capacitação da equipe para atrair, negociar, vender e fidelizar pacientes.

O especialista tem um canal no Youtube onde compartilha dicas e conhecimento valioso para auxiliar dentistas a elevarem o patamar de suas carreiras, tornando-se empresários e gestores de sucesso. Estão disponíveis videoaulas com passo a passo para escolher o local da clínica, treinar equipes, aprender técnicas de negociação, entre outros temas. Conversamos com o professor e selecionamos algumas dicas de gestão de clínicas e consultórios odontológicos.

Confira abaixo algumas recomendações do especialista que vão ajudar a transformar sua clínica em uma empresa lucrativa. Ou em uma rede de empresas, por que não?

1ª recomendação:
“Antes de tudo, defina de maneira inteligente as especialidades que serão oferecidas em sua clínica e a equipe que você precisa.”

Para o especialista em Odontologia Empresarial Marvio Charles, existem duas boas maneiras de estruturar as especialidades de uma clínica. A primeira, é implementar uma clínica multidisciplinar, capaz de atender a todas as especialidades. Um local onde o paciente resolve todo e qualquer problema de saúde bucal, não precisando ser encaminhado para nenhum local externo.

A segunda, é definir uma especialidade principal e disponibilizar atendimentos acessórios em torno dela. Marvio cita como exemplo a Odontopediatria.

“Numa clínica especializada em Odontopediatria, não faz sentido oferecer implante e prótese. Mas você pode agregar fonoaudiologia, psicologia infantil, nutricionista, outro odontopediatra etc. A ideia é criar um centro de Odontopediatria onde a criança entra e resolve todos os seus problemas de origem bucal”, explica.

Se o seu objetivo enquanto dentista empresário é liberar cada vez mais a sua agenda dos atendimentos para atuar como gestor full time do negócio, Marvio sugere investir na especialidade de seu sócio. “Se você tem um sócio no atendimento aos pacientes, o mais lógico é que a principal especialidade da clínica seja a dele. Por também ser dono do negócio, ele vai estar comprometido com a empresa muito mais do que alguém que você busque no mercado para compor equipe. Um alto nível de comprometimento é fundamental, principalmente no começo, quando a marca ainda não costuma ser muito forte”, analisa.

2ª recomendação:
“Pense as especialidades de maneira que consiga atrair, manter e fidelizar pacientes regulares. Jamais se esqueça dos custos fixos do negócio!”

Aluguel, eletricidade, telefonia e Internet, salário de equipe… Algumas contas vão chegar todos os meses, não importa se você atendeu mais ou menos pacientes naqueles últimos 30 dias. Por isso, para manter uma clínica lucrativa, o professor Marvio Charles recomenda prestar serviço em especialidades capazes de atrair e manter pacientes regulares, mesmo que não sejam tão lucrativas.

É por meio da clínica geral que os pacientes costumam ter seu primeiro contato com um novo consultório Odontológico. Um bom atendimento vai fazer o paciente sair satisfeito e retornar quando precisar de um tratamento mais complexo - e, portanto, mais lucrativo. Garanta portas de entrada para seus pacientes e um bom atendimento para quem chega.

“Não importa se o valor do atendimento é baixo. Valorize o ser humano. Você nunca sabe quanto de retorno ele ainda pode dar, seja retornando à sua clínica, seja indicando para outras pessoas”, sugere Marvio.

Ele explica, ainda, que além de servir como porta de entrada de novos pacientes, algumas especialidades também garantem mais estabilidade financeira, como a Ortodontia.

“A Ortodontia trabalha com manutenção mensal e tratamento de longo prazo, o que garante previsibilidade. Como se fosse uma renda fixa na sua clínica. Isso é muito bom e muito importante para manter os custos fixos”, explica.

3ª recomendação:
“Seja conhecido, seja encontrado. Pavimente o caminho que leva o paciente até você.”

Invista em marketing e publicidade de maneira assertiva. Para isso, você precisa reconhecer seu público-alvo e definir avatar (aquela pessoa imaginária cuja idade, renda, gostos e hábitos definem bem o paciente ideal da sua clínica ou consultório). Onde essa pessoa está? Quais fontes de informação ela consome? O anúncio publicitário da sua clínica tem que estar ali. Se a sua estratégia de Comunicação não leva isso em conta, você provavelmente está perdendo tempo e dinheiro.

“Se o seu público tem mais de 60 anos e está concentrado numa região específica, como um bairro residencial, por exemplo, pode ser muito mais eficiente anunciar no jornal local do que impulsionar posts de Facebook e Instagram. Tem que ter pensamento estratégico, senão não dá certo”, reforça o professor.

Outra dica para atrair pacientes é formar parcerias. Crie uma tabela com descontos vantajosos e ofereça às associações de classe, sindicatos de trabalhadores, entidades e empresas inseridas na sua região de atuação. Proponha convênios que vão beneficiar os dois lados da parceria: a organização, que oferece algo vantajoso aos seus colaboradores ou associados; e você, que tem mais um meio de atração de pacientes.

Nesse ponto, a dica principal é não depositar todas as cartas em cima de uma única parceria. “Tenha várias para ter um resultado efetivo. Se você firmar convênio com 50 entidades e vier um paciente de cada uma por mês, você tem 50 novos clientes por mês. À medida que é feito um bom trabalho, eles vão recomendando você para os outros colegas. O poder do boca boca é inestimável. Proponha um desconto efetivo e um bom atendimento que as pessoas irão falar de você”, completa Marvio Charles.

Para atrair pacientes, o professor de Gestão de Clínicas e Consultórios Odontológicos recomenda também fazer bom uso dos seus próprios relacionamentos. “Quantas vezes você conversou com novas pessoas e não disse que era dentista ou que tinha uma clínica?”, Marvio questiona. O fato é que todo mundo, em algum momento, precisa ir ao dentista. E se você deixa claro para todos com quem se relaciona que você oferece esse serviço, é muito provável que sua rede de relacionamentos se transforme em uma importante fonte de atração. E o melhor de tudo dessa propaganda é que ela não custa nada.

“Quando você for pagar a conta naquele restaurante que sempre frequenta e vê o dono lá no caixa, vá até ele na hora de pagar e ofereça seu cartão, diga que tem uma clínica e que está à disposição. É simples. Para quanto mais pessoas você fizer isso, mais chance de ser procurado”, indica.

4ª recomendação:
Tenha uma equipe capacitada e motivada para fechar a venda.

De pouco adianta atrair possíveis clientes se eles não agendarem a consulta. Nesse momento, o papel da pessoa que atua na recepção da sua clínica é fundamental. O professor Marvio Charles recomenda incentivo e treinamento para esses profissionais.

“Sua secretária deve estar bem treinada para receber o paciente, seja no balcão, por telefone ou WhatsApp, e marcar o horário. Preste atenção a ela, pois o trabalho é repetitivo e entediante. Ela não pode perder a emoção e a capacidade de atender à expectativa de atendimento que o paciente tem quando a procura. Uma das dicas que costumo praticar é remunerar pelo agendamento. É mais um incentivo para ela atender bem”, sugere.

Mas não é apenas a secretária que precisa de treinamento em vendas. Segundo Marvio Charles, toda a equipe deve estar capacitada para vender e negociar. O especialista explica que um dentista que não entende de técnicas de negociação está muito mais sujeito a sair no prejuízo.

“Negociação também envolve técnica, é uma arte, uma dança entre duas partes. E existem diversas formas de fazer isso. Invista no entendimento do processo de negociação e conheça todos os custos do seu preço para saber exatamente até onde você pode ceder numa negociação”, destaca Marvio.

Na análise do professor Marvio, a relação entre o dentista e o paciente precisa ser vantajosa para ambos. Ao ensinar técnicas de venda e negociação, o especialista não abre mão de reforçar a importância da ética profissional. “Muitos dentistas não aprendem a vender nem a negociar e por isso não conseguem estabelecer uma condição de saúde financeira em suas vidas. Vender é saber expor o diagnóstico e o tratamento de maneira assertiva ao paciente, acrescentando um tempero emocional a esta abordagem. Por isso ele não pode abrir mão da sua competência técnica em Odontologia. A negociação deve ser boa para ambas as partes”, acredita.

Além de técnicas de venda e negociação, outro recurso que o professor Marvio Charles considera essencial para uma prática lucrativa é implementar termos de garantia do tratamento. Esses termos vão incentivar o paciente a retornar regularmente à sua clínica, além de imprimir profissionalismo, credibilidade e confiança à relação.

Por fim, o especialista destaca a importância do pós-venda. “Não adianta apenas entregar o tratamento. É preciso entrar em contato, saber como está, perguntar se algo ficou incomodando. Um paciente que não ficou 100% satisfeito pode nunca aparecer para reclamar, mas certamente vai falar mal de você por aí. Se antecipe ao problema para fidelizar o cliente”, recomenda.

A nova revolução em Odontologia vai acontecer quando o dentista olhar para o mercado

Marvio Charles é formado em Odontologia há 20 anos. Começou a carreira com um consultório simples e enfrentou as dificuldades que hoje ensina a superar. Experimentou outras áreas do conhecimento e, durante um tempo, trabalhou em uma empresa estrangeira de Turismo onde teve a oportunidade de conviver com executivos de sucesso e grandes inovadores, como Sean Parker - cocriador das plataformas Napster e Plaxo. O contato com políticos estrangeiros e expoentes do Vale do Silício o motivaram a se especializar em Gestão de Negócios na Fundação Dom Cabral, em Belo Horizonte - na época, em 2010, eleita a 5ª melhor escola de negócios do mundo.

Decidido a se tornar gestor full time, não demorou muito para abrir suas clínicas Odontológicas em Florianópolis e Palhoça. O negócio durou cinco anos, durante os quais conseguiu não apenas recuperar o investimento, mas manter uma empresa lucrativa, com faturamento de seis dígitos por mês sem que ele precisasse atender pacientes. Após esse período, vendeu a empresa por um valor cinco vezes superior ao seu investimento inicial.

“Hoje trabalho com outros tipos de investimentos e resolvi também dar aula de Gestão porque percebi que o dentista não dá atenção para isso. Ele se foca muito na questão técnica e acaba esquecendo da visão de negócios, que pode economizar muito tempo na vida dele. Foi o que eu fiz: trabalhei cinco anos num negócio, consegui fazer render e juntar um dinheiro que, de repente, um dentista demoraria 15 anos trabalhando para poder conquistar. Então esse encurtamento, todo esse processo, resolvi reunir num curso e ensinar. Essa foi a jornada”, revela.

Além das aulas em cursos de especialização, atualização e curso on-line, Marvio Charles compartilha uma série de conteúdos gratuitos em seus canais para auxiliar os profissionais de Odontologia a se prepararem para a nova realidade do mercado. “O que eu percebi ao longo do tempo foi muito dentista sofrendo, trabalhando o dia inteiro e recebendo muito pouco, sendo esmagado por convênios e pela concorrência, perdido em relação ao que fazer. E muitos dentistas reclamando. Eu vejo muitos profissionais estáticos dentro dessa situação, ganhando cada vez menos e trabalhando cada vez mais, e reclamando, botando a culpa na concorrência, no código de ética ou em outros fatores. Mas sem enxergar que é a questão do desenvolvimento do mercado mesmo”, justifica.

Segundo ele, a especialização profissional é cada vez mais importante. No entanto, Marvio acredita que a formação em Odontologia só é completa se permear o aprendizado em Gestão de Negócios. “Eu acredito que no futuro os dentistas vão aos poucos começar a entender o poder que eles têm em relação ao mercado. No momento em que o dentista olhar para o mercado, ele vai entender que ele consegue oferecer e desenvolver serviços que atendam muito melhor às necessidades dos pacientes de hoje. É por isso que eu publico tanto conteúdo online, para ajudar o dentista a voltar a ser o protagonista do seu mercado. E essa pode ser a próxima revolução da Odontologia”, completa.